Thực hiện công văn số 2583/ HD - ĐHQGHN ngày 02 tháng 8 năm 2022 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) về việc hướng dẫn công tác học sinh, sinh viên (HSSV) đầu năm học học 2022 - 2023, căn cứ Biên bản cuộc họp ngày 24/8/2022 của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên (TTHTSV) về việc triển khai công tác HSSV nội trú năm học 2022-2023. Sau khi nghe các ý kiến của các đơn vị trực thuộc, Giám đốc Trung tâm đề nghị Ban quản lý các ký túc xá (KTX) triển khai công tác đầu năm học như sau:
1. Công tác đón tiếp và bố trí chỗ ở cho sinh viên
- Ban quản lý các KTX tổ chức quy hoạch, phân bổ, chuẩn bị quỹ phòng ở; dọn dẹp vệ sinh, cảnh quan, môi trường sạch, đẹp; rà soát sửa chữa, trang bị tài sản đảm bảo các trang thiết bị vận hành tốt.
- Ban quản lý các KTX phối hợp chặt chẽ với các đơn vị đào tạo (KTX Mỹ Đình cần phối hợp với Ban quản lý các Công trình Nhà ở và Công sở) trong việc đón tiếp, bố trí chỗ ở cho HSSV, đặc biệt là sinh viên năm thứ nhất (QH2022) và sinh viên quốc tế (SVQT).
- Tổ chức xét duyệt, sắp xếp, bố trí chỗ ở cho HSSV đảm bảo đúng quy định, hợp lý, chặt chẽ. Tuyệt đối không để xảy ra vấn đề bức xúc, tiêu cực cho HSSV.
- Công tác đón tiếp đảm bảo thuận lợi, chu đáo, tạo ấn tượng tốt cho sinh viên và gia đình trong ngày nhập KTX (Hai KTX Ngoại Ngữ và Mễ Trì thực hiện đón tiếp nội trú theo hình thức trực tuyến toàn phần).
- Ban quản lý các KTX thông báo công khai quy trình, thủ tục đăng ký, xét duyệt, mức thu của năm học 2022 - 2023 trên Website, fanpage, bảng tin… của đơn vị. Cử cán bộ có kinh nghiệm thường trực lễ tân để nắm bắt, giải thích đầy đủ thông tin về công tác xét duyệt, đón tiếp của Ban quản lý KTX và kịp thời tiếp nhận, giải đáp thắc mắc cho HSSV.
2. Công tác HSSV đầu năm
Sau khi đón tiếp và ổn định chỗ ở cho HSSV, Ban quản lý các KTX chủ động thực hiện một số nhiệm vụ sau:
2.1. Công tác tuyên truyền
- Cung cấp đầy đủ các thông tin về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như các thông tin hữu ích khác có liên quan đến HSSV nội trú.
- Tổ chức các hoạt động nhằm tuyên truyền giáo dục ý thức chính trị, lòng tự hào về truyền thống của HSSV ĐHQGHN để tân sinh viên có những ấn tượng tốt đẹp về môi trường học tập tại ĐHQGHN, tạo không khí phấn khởi, hào hứng để sinh viên bước vào năm học mới.
2.2. Đảm bảo ANTT, ANCT và PCCC
- Phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương, công an khu vực trong công tác quản lý nhân khẩu, hộ khẩu và đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong các KTX.
- Thường trực kiểm soát người ra vào cổng. Tổ chức tuần tra, kiểm soát và kịp thời nắm bắt các diễn biến, tuyệt đối đảm bảo an toàn trên toàn mặt bằng KTX. Tăng cường kiểm tra tạm trú, ngăn chặn các trường hợp ở trái phép.
- Thường trực kiểm tra hệ thống camera giám sát các vị trí xung yếu. Rà soát hệ thống điện và các trang thiết bị đảm bảo tuyệt đối an toàn PCCC.
- Báo cáo biến động nhân khẩu và diễn biến ca trực hàng ngày cho BQL. Quản lý chặt chẽ việc vận chuyển đồ dùng cá nhân ra khỏi KTX: Cập nhật thông tin vào sổ trực, phải có ý kiến của cán bộ quản lý trực tiếp.
2.3. Phòng chống dịch bệnh Covid-19 và dịch sốt xuất huyết
- Tổ chức tổng vệ sinh toàn khuôn viên KTX: Dọn dẹp phòng ở, hành lang; thu gom vật dụng phế thải, rác thải; cắt tỉa, quét vôi gốc cây… đảm bảo cảnh quan môi trường sạch sẽ.
- Đôn đốc HSSV sắp xếp đồ đạc cá nhân gọn gàng, ngăn nắp. Tuyên truyền, hướng dẫn HSSV thực hiện các công tác phòng dịch: mắc màn khi ngủ, lật úp các dụng cụ chứa nước khi không dùng, tránh tồn đọng nước.
- Cán bộ quản lý nhà, thường trực bảo vệ tiếp tục phối hợp tuyên truyền, đôn đốc, nhắc nhở HSSV tăng cường thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh Covid19. Thông báo ngay khi có biểu hiện nghi vấn về sức khỏe để xử lý kịp thời.
2.4. Đảm bảo cơ sở vật chất, hoạt động dịch vụ
- Kiểm tra, rà soát CSVC, sửa chữa và thay thế kịp thời tài sản hỏng trên phòng ở sinh viên, phối hợp với các đơn vị thi công hoàn thiện các hạng mục cải tạo sửa chữa chữa hoàn thành.
- Rà soát kiểm tra thiết bị kỹ thuật, máy tính, đường truyền đảm bảo vận hành tốt trong quá trình tiếp đón và làm thủ tục cho HSSV.
- Hoàn thiện mua sắm trang thiết bị, trang bị vật rẻ tiền mau hỏng đầu năm đảm bảo kịp thời phục vụ HSSV trước khi nhận và bàn giao phòng. Đôn đốc nhắc nhở chủ các dịch vụ chuẩn bị các điều kiện vật chất để tổ chức cung cấp dịch vụ phục vụ HSSV an toàn, kịp thời.
2.5. Kiện toàn các tổ chức sinh viên
- Hoàn thiện hồ sơ sinh viên nội trú (HSSV và SVQT) theo quy định ngay trong tuần đầu khi kết thúc đón tiếp nội trú, đảm bảo công tác lưu trữ và phục vụ quản lý nhân khẩu sinh viên.
- Hướng dẫn các tập thể phòng tổ chức họp bầu phòng trưởng, giới thiệu thành viên tham gia Ban đại diện sinh viên, tham gia các CLB sinh viên.
