Thực hiện đề án chuyển đổi số tại TTHTSV giai đoạn 2021-2023, TTHTSV đã đầu tư, nâng cấp hạ tầng CNTT cho các khu ký túc xá (KTX) và khu làm việc của cán bộ đồng thời xây dựng mới PHẦN MỀM QUẢN LÝ KTX nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, HSSV trong công tác quản lý, hỗ trợ sinh viên, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của ĐHQGHN.
Phần mềm quản lý KTX
Hiện nay, với số lượng lớn sinh viên tham gia học tập tại các trường Đại học đóng chủ yếu trên các địa bàn thành phố lớn nên nhu cầu ở nội trú của sinh viên ngày càng cao. Do vậy, vấn đề quản lý, hỗ trợ sinh viên nội trú là một trong những vấn đề cần phải chuyên nghiệp hóa. Sinh viên muốn đạt được kết quả cao trong học tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Trước đây, TTHTSV đã xây dựng phần mềm quản lý sinh viên nội trú nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu cũng như các hoạt động tác nghiệp trong quá trình quản lý, hỗ trợ, sinh viên vẫn chưa tương tác được nhiều trên phần mềm, các hoạt động tác nghiệp mới chỉ trực tuyến ở cấp độ 2. Sau một thời gian sử dụng, phần mềm đã trở nên lỗi thời, việc quản lý dữ liệu cũng chưa đảm bảo. Đối với TTHTSV, các KTX đang phân bố tại các khu vực địa lý khác nhau, nên việc áp dụng Công nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết. Nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu, tìm kiếm, báo cáo thông tin một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả chính bản thân sinh viên.
Đối với phần mềm quản lý KTX mới của TTHTSV, cơ bản đáp ứng các nhu cầu hiện nay cũng như các hoạt động tác nghiệp trong quá trình quản lý, hỗ trợ sinh viên nội trú. Phần mềm thân thiện với người dùng, với những tiện ích cho người quản lý cũng như sinh viên. Sinh viên đăng ký, được duyệt và bố trí vào ở KTX thực hiện hoàn toàn trên phần mềm. Sinh viên chỉ việc đến KTX nhận chìa khóa và lên phòng ở, không còn cảnh chờ đợi, xếp hàng để làm thủ tục trực tiếp như các năm trước. Ngoài ra, sinh viên được nhận các thông tin liên quan một cách kịp thời suốt quá trình ở KTX.
Phần mềm đã được đưa chạy thử để đón tiếp hơn 2000 sinh viên khóa QH2021 trở về trước, sinh viên không cần lên KTX để đăng ký nội trú cũng như nộp tiền lệ phí giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho cán bộ và sinh viên.
Chính vì vậy, sáng 13/9/2022, Trung tâm Hỗ trợ sinh viên (TTHTSV) và Trung tâm kinh doanh VNPT Hà Nội đã tổ chức buổi nghiệm thu và chính thức đưa vào sử dụng phần mềm quản lý KTX.
Đến dự buổi làm việc, về phía TTHTSV có ông Nguyễn Văn Thắng, Phó Giám đốc TTHTSV cùng đại diện lãnh đạo các phòng, ban trực thuộc và trưởng bộ phận quản lý và hỗ trợ sinh viên 2 KTX Mễ Trì và Ngoại ngữ; Về phía Trung tâm kinh doanh VNPT Hà Nội có đại diện lãnh đạo phòng kinh doanh cùng các cán bộ trực tiếp xây dựng phần mềm.
Tại buổi nghiệm thu, TTHTSV cũng đã chỉ ra những ưu, nhược điểm của phần mềm để đơn vị thiết kế tiếp tục tiếp thu các ý kiến phản hồi và hoàn thiện phần mềm hơn nữa giúp công tác đón tiếp sinh viên năm học 2022-2023 thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất.
Có thể nói, đây lại tiếp tục là một trong những bước cải tiến đột phá của TTHTSV trong việc ứng dụng công nghệ trong quản lý, phục vụ và đáp ứng yêu cầu quản lý điều hành theo tiêu chuẩn ISO.
